Wat is een afwijzingsbrief en hoe maak je die?

In de zoektocht naar de juiste kandidaat voor de openstaande functie, spreek je vaak meerdere kandidaten. En zoals Henny Huisman al zei in de mini-playbackshow: “Er kan er maar één de winnaar zijn,” geldt dat ook voor de sollicitatieprocedure. De andere sollicitanten dien je dan ook af te wijzen en de netste manier om dat te doen, is met een afwijzingsbrief. Het is een vorm van communicatie die misschien wel net zo belangrijk is als zijn tegenhanger, de aanbevelingsbrief. Samen kijken we naar wat een afwijzingsbrief precies inhoudt en waar deze aan moet voldoen.

Een afwijzingsbrief is een schriftelijke mededeling die wordt gebruikt om een persoon te informeren dat hij of zij niet is geselecteerd voor een bepaalde positie, opleiding, subsidie of andere gelegenheid waarvoor zij zich hebben aangemeld. Het doel van de afwijzingsbrief is om de ontvanger op een respectvolle manier op de hoogte te stellen van het besluit, terwijl tegelijkertijd mogelijkheden worden geboden voor feedback en verdere communicatie.

De impact van een afwijzingsbrief kan aanzienlijk zijn, zowel voor de ontvanger als voor de verzender. Voor de ontvanger kan het een teleurstellende ervaring zijn, vooral als ze veel tijd en moeite hebben gestoken in hun aanvraag. Een goed geschreven afwijzingsbrief kan echter ook troost bieden door duidelijke redenen te geven voor de beslissing en mogelijkheden voor groei en verbetering te suggereren.

Voor de verzender is het belangrijk om een afwijzingsbrief zorgvuldig te formuleren om de reputatie van het bedrijf of de organisatie te beschermen. Een respectvolle en professionele afwijzingsbrief kan de goodwill van de ontvanger behouden en zelfs versterken, waardoor de kans groter wordt dat ze in de toekomst positief over de organisatie zullen spreken.

Een afwijzingsbrief stuur je het liefst zo snel mogelijk. Het opnemen van een uiterste datum in de vacature waarop kandidaten een antwoord kunnen verwachten, kan frustraties voorkomen. Daarnaast kan het helpen om als team doelstellingsafspraken te maken over het tijdspad van de sollicitatieprocedure en de tijd die tussen de uiteindelijke keuze en de afwijzingsbrieven zit.

Bij het opstellen van een afwijzingsbrief is het van belang om een specifieke structuur te volgen. De hoofdtekst van de afwijzingsbrief bestaat idealiter uit drie alinea's: de inleiding, de verklaring en de afsluiting.

Inleiding:

‍In de inleiding bedank je de sollicitant voor hun reactie en de moeite die ze hebben genomen om de sollicitatie in te sturen. Daarnaast geef je direct aan dat de keuze op een andere kandidaat is gevallen. Op die manier weet de kandidaat direct waar ze aan toe is. De sandwich methode is daarom ook ten zeerste af te raden.

Verklaring:

‍Een cruciaal, zij het moeilijk, onderdeel van de afwijzingsbrief is het geven van de reden waarom de sollicitant niet is gekozen. Neem de tijd om op zijn minst één reden duidelijk weer te geven. Het is van belang dat de sollicitant begrijpt waarom een andere kandidaat beter past bij het functieprofiel. Een positieve afwijzings op een sollicitatie helpt de sollicitant in verdere stappen. Goed onderbouwde feedback draagt bij aan een positieve nasmaak van het interview.

Afsluiting:

‍In de afsluiting bedank je de sollicitant voor hun tijd en maak je duidelijk met wie ze contact kunnen opnemen als ze nog vragen hebben.

Onderstaand vind een voorbeeld van een afwijzingsbrief:

Afzender: Naam

Onderwerp: 'Sollicitatie vacature {functienaam}'

Beste [Naam van de sollicitant],

Hartelijk dank voor uw interesse in de functie van [Naam van de functie] bij [Bedrijfsnaam]. We hebben uw sollicitatie zorgvuldig overwogen, maar helaas moeten we u meedelen dat we hebben besloten om verder te gaan met andere kandidaten.

We willen u bedanken voor de tijd en moeite die u heeft gestoken in uw sollicitatie. Wij hebben veel sollicitaties mogen ontvangen op deze vacature en hebben besloten verder te gaan met de kandidaten waar het werkverleden beter aansluit bij de functie.

Nogmaals bedankt voor uw interesse in [Bedrijfsnaam]. We wensen u het beste in uw toekomstige inspanningen.

Met vriendelijke groet,

Naam afzender

Deze brief is respectvol en beleefd, maar ook duidelijk en beknopt. Het geeft de ontvanger een duidelijk begrip van het besluit en biedt tegelijkertijd een positieve toon en suggesties voor verdere communicatie.

Een afwijzingsbrief is een belangrijk onderdeel van het wervings- en selectieproces, en het is essentieel om het met zorg en respect te behandelen. Door een goed geschreven afwijzingsbrief kunnen zowel de ontvanger als de verzender op een positieve en professionele manier verder gaan, en kan de reputatie van de organisatie worden behouden en versterkt.

• Wat moet ik doen als ik geen reactie krijg op mijn sollicitatie?
  Als je geen reactie krijgt op je sollicitatie, is het verstandig om na een redelijke termijn zelf contact op te nemen met het bedrijf. Je kunt vriendelijk informeren naar de status van je sollicitatie en vragen of er al een beslissing is genomen.
  ‍
• Is het gebruikelijk om feedback te vragen na ontvangst van een afwijzingsbrief?
  Ja, het is gebruikelijk en zelfs aan te moedigen om feedback te vragen na ontvangst van een afwijzingsbrief. Dit kan je helpen om te begrijpen waarom je niet bent gekozen en waar je jezelf kunt verbeteren voor toekomstige sollicitaties.
  ‍
• Moet ik reageren op een afwijzingsbrief?
  Hoewel het niet verplicht is om te reageren op een afwijzingsbrief, kan het wel worden gewaardeerd. Een beleefd bedankje voor de feedback of het laten weten dat je openstaat voor toekomstige kansen kan een positieve indruk achterlaten.