Voorbereid het schrikkeljaar in: Hoe om te gaan met de extra dag

Elke vier jaar hebben we een extra dag aan het einde van februari. Deze dag wordt een 'schrikkeldag' genoemd, en aangezien deze dit jaar valt, betekent dit dat 2024 een 'schrikkeljaar' is. Vanwege een technisch verschil tussen een zonnejaar en een kalenderjaar is deze dag in het leven geroepen. Al kan deze extra dag elke vier jaar mogelijk hoofdpijn veroorzaken, vooral als het leidt tot eisen voor meer salaris van het personeel. Het is immers een extra dag en omdat het dit jaar op een donderdag valt, zullen velen het beschouwen als een extra werkdag. Hebben medewerkers recht op extra loon? Hoe moet je omgaan met deze extra dag?

Voor uurloonwerkers die wekelijks worden betaald, zal er geen verschil zijn in hun loon omdat het aantal gewerkte dagen in hun loonreferentieperiode niet is veranderd. Een schrikkeldag betekent niet dat een zeven dagen durende week een acht dagen durende week wordt of  dat een vijfdaagse werkweek een zesdaagse werkweek wordt. Voor deze werknemers blijven hun uren in de week waarin 29 februari valt ongewijzigd.

Echter, uurloonwerkers die maandelijks worden betaald, zullen een verhoging zien omdat het aantal gewerkte dagen in de loonreferentieperiode is veranderd; ze hebben dit jaar namelijk 21 dagen werken in plaats van de gebruikelijke 20 dagen in februari. Daarom hebben ze recht op een extra dag salaris omdat ze een extra dag hebben gewerkt.

Salariswerkers zullen geen verschil zien in hun salaris omdat ze worden betaald met betrekking tot het jaar en niet de gewerkte uren. Echter, voor werknemers die worden betaald volgens het nationale minimumloon, moeten uw klanten een nalevingscontrole uitvoeren om ervoor te zorgen dat er geen overtredingen zijn met betrekking tot de schrikkeldag.

Als de betaaldag de laatste dag van de maand is, betekent een 29e in februari dat werknemers een dag later worden betaald dan gebruikelijk. Dit kan gevolgen kan hebben, vooral voor degenen met een strak budget. Denk er daarom tijdig over na of je jouw medewerkers betaald op de 28e of de 29e. Om vragen en onduidelijkheden te voorkomen, is het belangrijk dat het op tijd aan werknemers worden bevestigd.

Niet alleen verloning, maar ook ziekteverlof wordt beïnvloed door het schrikkeljaar. Voor werknemers die ziek worden in de laatste dagen van februari, moet bij het verwerken van de salarisadministratie rekening worden gehouden met de extra dag bij het tellen van wachtdagen.  Dit kan van invloed kan zijn op het begin van de betaling.

Ook in februari gaan mensen uit dienst en ook daar moet rekening mee worden gehouden. Vergeet niet om de extra dag in februari in overweging te nemen bij het geven van opzegtermijn. Anders kan dit betekenen dat het dienstverband van een individu op 1 maart eindigt, terwijl dit eigenlijk op 29 februari zou moeten zijn, met een extra dag salaris.

Dit geldt ook voor situaties waarin werknemers jaarlijks verlof aanvragen (waarvoor een kennisgeving vereist is), ouderschapsverlof (21 dagen kennisgeving van de startdatum van het verlof is vereist) of vaderschapsverlof (te nemen binnen 56 dagen na de geboorte), enz. Het niet erkennen van de 29e kan betekenen dat een verzoek wordt afgewezen op basis van onjuiste kennisgeving, zelfs als deze correct is gegeven.

Om er voor te zorgen dat deze schrikkeldag niet tot verrassingen leidt, geven we graag wat praktische tips om je hierbij te helpen. Werkgevers moeten zich bewust zijn van enkele belangrijke punten om een soepele overgang door het schrikkeljaar te waarborgen.

• Communiceer tijdig met werknemers:Het is van cruciaal belang om werknemers tijdig op de hoogte te stellen van eventuele veranderingen in het salaris of de betalingsdatum. Transparante communicatie voorkomt onduidelijkheden en zorgt ervoor dat werknemers voorbereid zijn op mogelijke wijzigingen in hun financiën.
• Maak gebruik van payroll software:Moderne payroll software kan een waardevolle bondgenoot zijn bij het beheren van complexe salarisadministraties, inclusief schrikkeljaren. Zorg ervoor dat uw payroll software up-to-date is en correct omgaat met de extra dag in het jaar.
• Overweeg Individuele Omstandigheden:Begrijp dat de impact van een extra salarisperiode kan variëren afhankelijk van individuele omstandigheden en financiële behoeften van werknemers. Overweeg om maatwerkoplossingen aan te bieden als dat passend is voor uw organisatie.

Tot slot

Het beheren van de salarisadministratie in een schrikkeljaar vereist planning en communicatie. Werkgevers moeten niet alleen rekening houden met de theoretische aspecten van de extra salarisperiode, maar ook met de praktische uitdagingen die zich kunnen voordoen. Dus, terwijl we het extra dagje omarmen dat een schrikkeljaar ons biedt, laten we ervoor zorgen dat het geen sprong in het diepe wordt voor de salarisadministratie, maar eerder een weloverwogen sprong naar een geïnformeerde en veerkrachtige werkomgeving.

‍