Maak eenvoudig een planning in excel

Het maken van een rooster voor medewerkers is een belangrijke vaardigheid. Dit artikel biedt tips voor het maken van een planning in excel, een excel sjabloon en antwoorden op veelgestelde vragen over planning.

‍Een consistent en grondig systeem voor het plannen van medewerkers helpt managers met het  zorgen voor soepelere bedrijfsvoering, betere overgangen tijdens piekmomenten en duidelijkere controle over personeelskosten. Een efficiënt werkrooster zorgt ervoor dat iedereen een taak heeft om uit te voeren wanneer ze aan het werk zijn. De voordelen van het prioriteren van personeelsplanning zijn onder andere:

1. Het maximaliseren van de productiviteit van werknemers
2. Het optimaliseren van personeel om operationele kosten te verlagen
3. Het verminderen van gevallen van overwerk
4. Het verlagen van het personeelsverloop
5. Het verhogen van medewerkertevredenheid
6. Het vermijden van situaties van over- of onderbezetting

Houd rekening bij het maken van een planning welke en hoeveel medewerkers je inplant per dienst. Combinaties van collega's tijdens een dienst kunnen van invloed zijn op de verkoop, evenals het aantal mensen dat werkt in verhouding tot het aantal klanten of het niveau van het werk dat moet worden aangepakt.

Bij het plannen van ploegendiensten kan het plaatsen van een rooster online of op een openbare plek in het kantoor medewerkers verantwoordelijk houden voor het op tijd komen werken.

‍Het inefficiënt inplannen van medewerkers of het niet communiceren van het rooster naar je team kan een blijvende invloed hebben op het succes van je bedrijf. De gevolgen van inefficiënte werkrooster zijn onder andere:

1. Hoger personeelsverloop: Een juiste planning draagt bij aan een hogere medewerkertevredenheid. Als medewerkers het gevoel hebben onderbemand te zijn, hetzij door onvoldoende toezicht of te weinig mensen op de werkvloer, zijn ze waarschijnlijk ontevreden. Ook het tijdig verstrekken van een planning draagt bij aan een lager personeelsverloop. Medewerkers die kort van te voren hun planning krijgen, voelen zich minder gezien en gewaardeerd. Als medewerkers ongelukkig zijn op het werk of het gevoel hebben dat ze ondergewaardeerd worden, gaan ze mogelijk op zoek naar andere banen.
2. Te laat komen of niet opdagen: Als je je roosters niet tijdig deelt of ervoor zorgt dat alle medewerkers het rooster ontvangen of bekijken, loop je het risico op no shows. Als  medewerkers mogelijk te laat zijn of komen ze helemaal niet opdagen, resulteert dat in onderbezetting en ontevredenheid onder medewerkers.
3. Afname van productiviteit: Een gebrek aan medewerker tijdens een dienst kan leiden tot een onvermogen om klanten de nodige zorg te bieden of werk op tijd af te ronden. Op dezelfde manier, als je je bedrijf overbezet tijdens een bepaalde dienst, betaal je medewerkers om rond te hangen en niets te doen of gewoon met elkaar te praten, wat een verspilling is van bedrijfsmiddelen.

‍Deze tips kunnen je helpen een duidelijk en effectief personeelsrooster voor medewerkers te maken:

1. Denk aan je medewerker: Leer je team kennen en welke diensten ze kunnen draaien. Laat ze daarom proactief hun (on)beschikbaarheid doorgeven en houd daar rekening mee. Geef je team voldoende tijd tussen diensten (minimaal 8 uur tussentijd) om ervoor te zorgen dat ze goed uitgerust zijn. Tot slot doe je best om de verzoeken van je medewerkers op basis van hun (gezins)verplichtingen te respecteren.
2. Plan naar sterktes: Bouw je diensten rondom je meest ervaren medewerkers. Koppel nieuwe medewerkers aan ervaren medewerkers. Zo geef je nieuwe medewerkers het goede voorbeeld en de ervaren medewerkers erkenning.
3. Werk vooruit: Ruim van tevoren plannen helpt je medewerkers een goede balans tussen werk en privé te behouden en helpt je bij het budgetteren van de loonkosten. Als algemene regel moet je minimaal 14 dagen van tevoren een rooster voor medewerkers maken. Hierbij geldt, hoe eerdere hoe beter. Dit geeft namelijk je team beter de ruimte hun persoonlijke leven te plannen, wat bijdraagt aan een verbeterde medewerkertevredenheid.
4. Communiceer duidelijk: Zorg ervoor dat roosters worden gepost op een fysieke of virtuele locatie die handig is voor alle medewerkers. Print bijvoorbeeld het rooster uit en hang deze op bij het koffiezetapparaat of bij binnenkomst. Maar denk ook aan een systeem om teamleden op de hoogte te stellen van roosterwijzigingen of updates om ervoor te zorgen dat niemand last-minute aanpassingen mist. Om medewerkers snel te bereiken, voeg je je team toe aan een WhatsApp-groep waar je meldingen stuurt over roosterupdates.

‍Managers kunnen gebruikmaken van rooster apps of zelf sjablonen maken met Microsoft Excel of Google Sheets. Deze stappen helpen je bij het maken van een spreadsheet voor planning:

1. Open je spreadsheetprogramma en maak een leeg werkblad.
2. Gebruik kolomkoppen (titels) om de inhoud voor elke kolom te definiëren.
3. Label kolom A: Medewerkersnaam.
4. Als je een medewerkers-ID gebruikt voor loonadministratie of andere doeleinden, label kolom B: Medewerkers-ID.
5. Label de volgende kolommen volgens de dagen van de week. De meeste roosters beginnen met maandagen, maar als je loonadministratie of werkweek anders is gestructureerd, begin dan met de juiste dag.
6. Lijst medewerkersnamen en -ID's onder de respectievelijke kolomkoppen.
7. Vul het sjabloon in. Zorg ervoor dat je schrijft met 24-uurs tijd om verwarring te voorkomen, dus 03:00 uur en 15:00 uur.
8. Gebruik de juiste methode om het rooster aan medewerkers te verspreiden: geef het duidelijk weer op je werkplek, stuur het naar medewerkers via e-mail of gebruik je interne communicatiekanalen. Zorg ervoor dat het rooster handig en toegankelijk is voor alle medewerkers, zodat je op hen kunt vertrouwen om op tijd naar het werk te komen wanneer ze zijn ingeroosterd.

Maak hem zelf in Excel of download ons voorbeeld.

‍Een uitgebreid sjabloon voor het maken van roosters moet duidelijk de namen van medewerkers, hun medewerkers-ID-nummers (indien relevant) en de data en tijden waarop ze worden verwacht te arriveren en klaar moeten zijn voor het werk, weergeven. Gebruik dit excel sjabloon voor het maken van een planning in excel.

Voor werkplekken met verschillende projecten of locaties, voeg je een kolom toe na de kolom Medewerkers-ID om het adres, kamernummer of virtuele vergaderruimte aan te geven waar medewerkers worden verwacht te rapporteren of verbinding te maken met hun collega's op het geplande tijdstip. Het rooster moet zo gedetailleerd mogelijk zijn om twijfel en verwarring onder medewerkers te voorkomen, waardoor de efficiëntie van je bedrijf wordt verbeterd. Maar vergeet niet dat het rooster leesbaar moet blijven.

Word je team te groot voor excel of je planning te complex? Dan wordt het misschien tijd om de volgende stap te zetten en op zoek te gaan naar een rooster app die je hierbij kan helpen.

Voordelen van een planningstool zijn:

• Duidelijke visuele weergave van ingeplande diensten, open dienste en beschikbaarheid.
• Kosten en medewerkersuren duidelijk op je planningsbord
• Eenvoudig delen van de planning via web of mobiele app
• Alle communicatie op een plek
• Data te exporteren naar het gewenste boekhoudpakket.

Wil je dit een keer proberen? Probeer Workodo 14 dagen gratis uit.